La forma en que redactas un correo habla mucho de ti.

Los correos electrónicos se han vuelto una herramienta esencial de comunicación. Se usan bastante seguido para iniciar un comunicado y para hacer negociaciones.   Es por eso que es sumamente importante lograr redactar correctamente un correo para lograr no solo una primera impresión si no para provocar que contesten tus correos.

Un correo electrónico es como una llamada inicial. Al escuchar la voz de tu interlocutor y la forma en cómo se dirige a ti, puede darte una idea de con quién estás hablando. En mi caso, me pone sobre aviso cuando contesto el teléfono y piden hablar conmigo por mis dos nombres y apellidos. Ya sé entonces que es de algún banco y que seguro me quieren vender algo.

Pasa igual con los correos, hay que poner atención en cómo lo vamos a escribir antes de mandarlo para no perder tu oportunidad.

Asunto: El asunto tiene que ser atractivo a quién va a abrir tu correo de lo contrario puede dejarlo para después y eso en muchas ocasiones lo deja para el final de los pendientes, quizá muy tarde ya para ti. Se creativo y sincero, provoca curiosidad y explica de qué trata el correo de esta manera le das un adelanto a la persona de lo que puede leer más adelante.

Saludo: Este es básico en un correo, cómo te diriges a la persona, va formando en su mente lo que esperas de él. Cuando es muy ceremonial el saludo y aunque es lo correcto al escribir, puedes provocar una distancia entre tú y quien lo recibe, por la formalidad que esto conlleva. “Estimada Alejandra Marroquín”, me queda claro que no es tan personal, a diferencia de escribir “Buenos Días Ale Marroquín”. Sobre todo, lo que siempre debe continuar al Saludo es una frase para preguntar como está, o que esperas se encuentre bien, ir demasiado al grano sin este saludo puede parecer que estás siendo muy directo insistente y un poco brusco.

Contenido: El contenido debe ser claro, concreto y conciso. Usa palabras asertivas, que muestren tu determinación y tu intención por ese mensaje. Explica cuál es la intención de tu mensaje, los pasos a seguir, o describe brevemente lo que pueden encontrar en el contenido del archivo adjunto que estás mandando. Recuerda hacerle la vida más fácil a quién lee tu correo, no asumas que es su obligación abrir el documento que le mandas, tan solo por que se lo mandas tú. Muchas ocasiones recibo correos que solo dicen abre el archivo adjunto para que leas la información. Cuando estás muy ocupado esta puede ser una tarea que te quite tiempo y decidas no abrirlo.

Despedida: Cierra el correo con una frase que invite a la otra persona a tomar acción. Ya sea que le pidas verlo para comentar el correo, ya sea que le comentes por qué estás seguro del beneficio que va a obtener, ya sea que le comentes cuando lo vas a llamar. De otra manera, con las actividades cotidianas de las personas, el que no provoques una acción, les da la liberad de ocuparse en otras cosas y no le den prioridad a tu correo.

Ten paciencia, aun cuando la etiqueta en los correos es que se deben contestar de 24- 48 horas aunque sea para decir que lo recibiste y que luego te pones en contacto, o que no te interesa, hay muchas personas que se toman más tiempo para meditar la situación. Si es algo que realmente te importa, el correo no es para cerrar ventas finales, es mejor hacer una llamada, claramente lo hace más personal.

Los correos electrónicos sirven como antecedente de la primera impresión, no eches a perder tu oportunidad y recuerda hacerlo personal.

Foto: Dreamstime

 

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